Wie man ein papierloses Büro hat

Beschäftigte Büros können viel Papierkram verursachen. Zu viel Papier kann jedoch die Effizienz Ihres Unternehmens beeinträchtigen und Sie viel Geld kosten. Welche Schritte können Sie unternehmen, um den Papierverbrauch Ihres Unternehmens zu reduzieren?

Papierlos zu werden geht nicht über Nacht, also planen Sie Ihre Strategie sorgfältig. Hier sind ein paar Schritte, über die Sie nachdenken sollten, um auf dem Weg zur Papierfreiheit zu beginnen.

Finden Sie heraus, was Sie jetzt drucken

Es kann schwer sein, den Überblick zu behalten, wer ist Drucken was in einem Geschäft. Verwenden Sie eine Drucküberwachungssoftware, um zu verfolgen, woher alle Druckaufträge stammen. Wenn Sie wissen, was Sie drucken, können Sie sehen, wo Änderungen vorgenommen werden können.

Berechnen Sie potenzielle Kosteneinsparungen

Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, um Ihre Druckausgaben zu verfolgen. Schließen Sie Drucker, Tinte, Toner, Papier, Serviceverträge, Lagerung und technischen Support ein. Ziehen Sie alle Einnahmen ab, die Sie durch die Verwendung von Papier erzielen, es sei denn, Sie könnten dies durch die Verwendung digitaler Dokumente ausgleichen. So könnte beispielsweise ein gedruckter Newsletter ohne Umsatzeinbußen durch eine E-Mail ersetzt werden.

Zu Online-Bewerbungen wechseln

Cloud-basierte Anwendungen können verwendet werden, um Daten mit Kunden und Lieferanten auszutauschen. Sie müssen sich nicht um verschiedene Dateiformate kümmern. Prüfen Sie, ob Ihre wichtigsten Kunden und Lieferanten bereit sind, in die Cloud zu wechseln. Sie können Google Docs für die Zusammenarbeit, Dropbox für die gemeinsame Nutzung von Dateien, Basecamp für das Projektmanagement, Evernote für Notizen und PayPal für Überweisungen verwenden. Sie können Verträge sogar online unterschreiben, wenn Sie es wissen wie man ein pdf unterschreibt. Je mehr Teile Ihres Unternehmens Sie in die Cloud verlagern können, desto weniger müssen Sie sich um Dateiformatprobleme kümmern.

Schulung nicht vergessen

Arbeiten Sie mit Ihren Mitarbeitern zusammen, um sicherzustellen, dass sie elektronische Dokumente wie Rechnungen handhaben und verarbeiten können.

Anreize für Ihre Mitarbeiter

Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Budget für das Drucken und belohnen Sie diejenigen, die am wenigsten drucken.

Scannen Sie alle Unterlagen, die Sie erhalten haben

Dokumentenscanner sind billig und können verwendet werden, um Papierkram in ein PDF-Format umzuwandeln. Verwenden Sie ein Datenerfassungstool, um Rechnungen und Quittungen per E-Mail, Mobilgerät, Desktop oder Scanner zu erfassen und alle wichtigen Daten automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware zu extrahieren.

Dokumente digital unterschreiben

In den meisten Ländern sind elektronisch unterzeichnete Verträge genauso legal und gültig wie solche, die mit Stift und Papier unterzeichnet wurden.

Online-Banking nutzen

Fragen Sie Ihre Bank nach papierlosen Kontoauszügen oder veranlassen Sie direkte Bank-Feeds zu Ihrer Buchhaltungssoftware. Wenn Sie befürchten, etwas zu verpassen, richten Sie Warnmeldungen in Ihrer Buchhaltungssoftware ein, um Sie zu warnen, wenn eine Rechnung fällig ist. Bezahlen Sie Ihre Rechnungen online.

Aktualisieren Sie Ihr Büro

Wenn Sie weniger Platz zum Aufbewahren von Dokumenten benötigen, können Sie Ihr Büro zu einem schöneren Arbeitsplatz machen. Nutzen Sie den zusätzlichen Platz, um beispielsweise größere Monitore oder Dual-Monitor-Setups unterzubringen.

Alte Technologie auslaufen lassen

Einige Unternehmen verwenden noch immer ein Faxgerät. Aber auch hier können Sie den Papierverbrauch reduzieren. Mit der Faxsoftware können Sie Faxe als elektronische Dokumente senden und empfangen, sodass Sie weniger Papier verbrauchen und weniger Geld ausgeben.

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